1.はじめに： 地味に時間のかかる複数クラスの時数管理はAIへ！
高校や中学校の専科、小学校の専科を受け持っていると、クラスごとに異なる曜日・時間の授業をカレンダーに落とし込む作業だけで、時間を費やしてしまいますよね。
「祝日を飛ばして……、ここは行事があるから振り替えて……」
そんなパズルのような作業は、AIに任せてしまいましょう。今回は、お手元の「年間指導計画（PDF）」を読み込ませて、一瞬で「全クラス分の授業一覧表」を生成するプロンプトを公開します。
2. 準備するもの：「年間指導計画（PDF）」と「魔法のプロンプト」だけ
用意するのは、学校で配布されている（または作成した）「年間指導計画のPDF」。
これをAI（ChatGPTやClaude、Geminiなど）にアップロードし、以下のプロンプトを貼り付けるだけです。
実際に使用する「AI校務事務への依頼書」
以下のプロンプトは、高校家庭科の4クラス展開を例にしていますが、ご自身の担当教科や曜日に書き換えて使ってみてください。
【AI校務事務への依頼書：カレンダー自動生成編】
あなたは学校の「校務事務アシスタント」です。
添付の「年間指導計画PDF」の内容に基づき、私のクラスの時間割に合わせて「1学期の授業カレンダー」を作成してください。■ 前提条件
対象： 高校1年生（家庭科）
授業日：
A組→毎週水曜日（3・4時間目の2時間連続）
B組→毎週木曜日（1・2時間目の2時間連続）
C組→毎週木曜日（3・4時間目の2時間連続）
D組→毎週金曜日（1・2時間目の2時間連続）期間： 2026年4月8日から7月24日まで（祝日は自動的に除外してください）
参照資料： 添付のPDFの時数と単元順を遵守してください。■ 出力形式（表形式）
スプレッドシート（表形式）で出力してください。
以下の項目を別々の列に分けて出力してください。
クラスを別々の行に分けて出力してください。
- 月
- 日
- 曜日
- クラス
- 累計時数
- 単元名・学習活動
- 場所（調理・裁縫の実習を伴う場合は「家庭科室」、それ以外は「教室」と判断してください）
- 準備物・備考
3. このプロンプトの「ここがすごい！」3つのポイント
① 「祝日の自動除外」でミスを防ぐ
カレンダーを自分で作ると、つい「昭和の日」や「海の日」を数え間違えて、学期末に時数が合わなくなる……なんてことが起こりがちです。AIは最新のカレンダー情報を参照して、自動的に祝日を除外してくれます。
② 実習場所を自動判断
家庭科や理科などの実習がある教科では、「どの単元が特別教室（家庭科室など）なのか」をAIが学習活動の内容から推測して振り分けてくれます。これにより、教室移動の確認漏れを防げます。
③ エクセルにそのまま貼り付け可能
表形式で出力されるため、結果をコピーしてExcelやGoogleスプレッドシートに貼り付ければ、そのまま「週案」や「時数管理表」として完成します。次の画像は、Geminiで一瞬で作成して「表に変換する」で整えたものです。クラスの絞り込みも簡単！
4. 実行時のコツ：さらに精度を上げるために
もし学校独自の「振替休日」や「開校記念日」がある場合は、プロンプトの「期間」のあとに「※ただし、5月10日は運動会の振替休日のため除外してください」と一言添えるだけで完璧に反映されます。
スケジュール表作成がさらに快適になる！厳選アイテム
①AI活用とエクセル術を深める本
今回の記事で紹介したような「AIにエクセル作業を任せる」ための具体的な指示の出し方が網羅されています。サイト検索したり、スマホを取り出すことが難しい職員室で、手元に一冊あると、プロンプトに迷ったときの辞書代わりになります。
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②紙の指導案や資料を1秒でデジタル化するスキャナー
コピー機を使わず一瞬でデジタル化。AIに読み込ませる前の「前処理」が劇的に楽になります。
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5. 仕組みを作って「ゆとり」を確保する
一度このプロンプトを作ってしまえば、2学期、3学期、そして来年度も「条件」を書き換えるだけでカレンダーが完成します。
本来、先生が時間をかけるべきは「表を作る作業」ではなく「どんな授業にするか」を考える時間。AIを賢く使って、心の余裕を確保しましょう！
Generated by AI / 本記事は生成AIを活用して作成・校閲されています。
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